Pengertian, Fungsi, Tingkat dan Keterampilan Manajemen

BAB I


Pengertian Manajemen dan Fungsi - Fungsinya


(Definition and Functions of Management)





A. Pengertian Manajemen (Definition of
Management)


Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini
belum ada keseragaman. Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen,
maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu:


1. Manajemen
sebagai suatu proses.


2. Manajemen
sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen.


3. Manajemen
sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science).





Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang
diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen
menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.


Dalam Encylopedia of the Social
Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana
pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.


Selanjutnya, Hilman mengatakan
bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang
lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.


Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang
yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang
yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut
manajemen.


Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu
ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat,
segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain
mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama
mengandung kebenarannya.


Menurut G.R. Terry, manajemen
adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau
pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau
maksud-maksud yang nyata. Manajemen juiga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun
seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan
atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman,
pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan
manajemen.


Menurut Mary Parker Follet,
manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang
lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para
manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain
untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara
melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.


Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner
bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja
yang dapat diterima secara universal. Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan
menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.








(sumber: Dunia Remaja Indonesia)





Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan
terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana
keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai
suatu tujuan organisasi.





B. Fungsi-Fungsi Manajemen (Management
Functions)


Sampai saat ini, masih belum ada consensus baik di antara praktisi maupun
di antara teoritis mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering
pula disebut unsur-unsur manajemen.


Berbagai pendapat mengenai fungsi-fungsi manajemen akan tampak jelas
dengan dikemukakannya pendapat beberapa penulis sebagai berikut:

• Louis A.
  Allen: Leading, Planning,
  Organizing, Controlling.
  
• Prajudi
  Atmosudirdjo: Planning,
  Organizing, Directing, atau Actuating and Controlling.
  
• John Robert
  B., Ph.D: Planning, Organizing,
  Command -ing, and Controlling.
  
• Henry Fayol:
  Planning, Organizing, Commanding,
  Coordinating, Controlling.
  
• Luther
  Gullich: Planning, Organizing,
  Staffing, Directing, Coordinating, Repor-ting, Budgeting.
  
• Koontz dan
  O’Donnel: Organizing, Staffing,
  Directing, Planning, Controlling.
  
• William H.
  Newman: Planning, Organizing,
  Assem-bling, Resources, Directing, Controlling.
  
• Dr. S.P.
  Siagian., M.P: Planning,
  Organizing, motivating and Controlling.
  
• William Spriegel: Planning, organizing, Controlling
  
• Lyndak F.
  Urwick: Forecasting, Planning
  Orga-nizing, Commanding, Coordina-ting, Controlling.
  
• Dr. Winardi,
  S.E: Planning, Organizing,
  Coordi-nating, Actuating, Leading, Co-mmunication, Controlling
  
• The Liang
  Gie: Planning, Decision making,
  Directing, Coordinating, Control-ling, Improving.
  
• James
  A.F.Stoner: Planning,
  Organizing, Leading, and Controlling.
  
• George R.
  Terry: Planning, Organizing,
  Staffing, Motivating, and Controlling.
  

Dari beberapa pendapat para penulis di atas dapat dikombinasikan, fungsi-fungsi
manajemen adalah sebagai berikut:


a) Planning (Perencanaan)


Berbagai batasan tentang
planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya
yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian
tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir
merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut
:


1. Tindakan apa yang harus dikerjakan?


2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan?


3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan?


4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan?


5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu?


6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu?





b) Organizing (Pengelompokan)


Organizing (organisasi)
adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk
mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.





c) Directing/Commanding (Komando/Bimbingan)


Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan
usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan
dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan
baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.





d) Motivating (Motivasi)


Motivating atau
pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian
inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan
kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.







e) Coordinating (Koordinasi)


Coordinating atau
pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai
kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan
jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga
terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.





f) Controlling (Pengawasan)


Controlling atau
pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen
yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa
yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan
tujuan yang telah digariskan semula.





g) Reporting (Laporan)


Reporting adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian
perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal
yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.





h) Staffing (Penyusunan)


Staffing merupakan salah
satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak
dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap
tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.





i)
Forecasting
(Prediksi)


Forecasting adalah meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan taksiran
terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang
lebih pasti dapat dilakukan.





j)
Evaluating (Evaluasi)


Evaluating adalah proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan
untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam
operasional perusahaan kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin
besar.





C. Tingkatan Manajemen (Manajemen Level)


Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional,
berdasarkan tingkatannya.


Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan
menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama
(biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih
besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer
mulai dari bawah ke atas:





(Sumber: Dunia
Remaja Indonesia)





1)
Manejemen lini pertama (first-line
management), dikenal pula dengan istilah manajemen
operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin
dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi.
Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift,
manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).


2)
Manajemen tingkat menengah (middle
management), mencakup semua manajemen yang berada di
antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai
penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya
kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.


3)
Manajemen puncak (top
management), dikenal pula dengan istilah executive
officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara
umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah
CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer),
dan CFO (Chief Financial Officer).


Meskipun
demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan
menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang
lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim
karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya
sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.



D. Keterampilan


Robert L.Katz pada tahun 1970-an
mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar.
Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1. Keterampilan konseptual (conceptional
   skill), manajer tingkat atas (top manager)
   harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan
   organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah
   dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau
   konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang
   kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning.
   Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan
   untuk membuat rencana kerja.
   
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity
   skill), selain kemampuan konsepsional, manajer
   juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan
   berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan.
   Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap
   bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat,
   dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka
   akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi
   diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
   
3. Keterampilan teknis (technical skill),
   keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada
   tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan
   untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program
   komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
   

Selain
tiga keterampilan dasar di atas, Ricky
W.Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer,
yaitu:

1. Keterampilan Manajemen Waktu
   

Merupakan
keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan
waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin
mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai
manajer, Frankfort
digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam
per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah
$800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana
dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan
perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil
dari Frankfort.
Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan
menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas
perusahaan.

1. Keterampilan Membuat Keputusan
   

Merupakan
kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam
memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi
seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga
langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus
mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk
menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada
dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer
harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan
mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.





KESIMPULAN





1. Istilah
manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

• Manajemen sebagai suatu proses,
  
• Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang
  melakukan aktivitas manajemen,
  
• Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai
  suatu ilmu pengetahuan (Science)
  

2. Fungsi –
fungsi manajemen:


a.
Planning (Perencanaan)


b.
Organizing (Pengorganisasian)


c.
Directing (Pengarahan)


d.
Evaluating (Evaluasi)


e.
Motivating (Motivasi)


f.
Coordinating (Koordinasi)


g.
Controlling (Pengawasan)


h.
Reporting (Laporan)


i.
Staffing (Penempatan/Penyusunan)


j.
Forecasting (Prediksi)





3. Tingkatan
Manajemen:

• Manajemen Lini Pertama (Firstline Management)
  
• Manajemen Tingkat Menengah (Middle Management)
  
• Manajemen Puncak (Top Management)
  

4. Keterampilan


Menurut
Robert
L.Katz:

• Keterampilan Konseptual
  
• Keterampilan berhungan dengan orang lain
  
• Keterampilan Teknis
  

Menurut Ricky
W.Griffin:

• Keterampilan Manajemen Waktu
  
• Keterampilan Membuat Keputusan
  

DAFTAR PUSTAKA

• George R. Terry, halaman, 9-10.
  
• James A.F.Stoner dan kawan-kawan, Manajemen, Jilid
  1, Jakarta:
  PT. Prenhallindo, 1996 hal.09, 10, dan 17.
  
• T. Hani Handoko, Manajemen,Cet-ke-12, BPFE: Yogyakarta, 1997., hal. 18
  
• Sukwiaty, Dra. Hj. Pengantar Ekonomi 3. Bandung: Yudhistira.
  2005 hal 106