Perencanaan Budget

PERENCANAAN BUDGET





Perencanaan budget dalam perencanaan pendidikan sudah dimulai
ketika misi atau program telah selesai dibuat dalam perencanaan operasional
baru mulai dikerjakan. Tetapi ada juga yang menyatakan pembuatan budget
itu setelah analisis system selesai, yaitu saat dimula menentukan metode dan
alat. Kedua pendapat ini mempunyai dasar berpikir sendiri-sendiri.


Dasar berpikir pendapat yang kedua adalah melakukan analisa alat dan
metode secara tunggal, yaitu alat dan metode itu baru ditentukan setelah
tugas-tugas yang akan dikerjakan jelas semuanya. Pada waktu pembentukan
misi/program dan menganalisis para perencana tidak perlu menghiraukan masalah
biaya. Pikiran mereka terkonsentrasi kepada perencanaan strategi dan analisis
program saja. Sesudah analisis program selesai barulah mereka memikirkan
tentang biaya dan mengalokasinya bersama dengan memikirka alternatif-alternatif
pemecaham tugas.


Cara berpikir diatas dapat diterima dinegara-negara yang sudah kaya.
Sebab apapun yang direncanakan dan berapapun biayanya mereka sanggup
menanggungnya. Tetapi di Negara-negara berkembang seperti Indonesia, dananya
sangat terbatas. Sehingga seringkali terjadi perencanaan pendidikan dibuat atas
dasar dana yang tersedia. Dengan kata lain biaya lebih dulu dipikirkan sesudah
itu baru perencanaannya.


Namun cara berpikir ini tidak dapat dibenarkan seluruhnya. Seolah-olah
hidup mati atau maju mundur suatu pendidikan bergantung pada dana yang ada.
Tanpa memperhatikan dana, pendidikan hendaknya memajukan diri, mengantisipasi
perubahan lingkungan/masyarakat agar ia tetap dalalm menjalankan fungsinya
sebagai pusat pembaruan dan mercu penerang bagi lingkungannya. Kalau pendidikan
merasa perlu mengadakan perubahan ia akan merencanakan sesuatu. Agar rencananya
ini relistis, maka sebelum jauh maju kedepan ia perlu melihat dulu dana yang
tersedia. Inilah dasar berpikir pendapat yang pertama diatas.


Jadi walaupun perencanaan budget itu didalam pendidikan dapat
dipandang sebagai perencanaan system yang khusus, namun anlisis ini tidak
betul-betul berdiri sendiri. Analisis budget dan analisis program,
berjalan bersama bergandengan tangan saling mengingatkan satu dengan yang lain
sambil maju kelangkah-langkah berikutnya. Analisis burget memberi
tanda/peringatan kepada analisis program kalau budgetnya lebih atau kurang.
Sebaliknya analisis program memberi tanda kepada analisa budget agar
mengalokasi diri lebih hati-hati supaya tepat dengan kebutuhan dan atau
prioritas program tertentu.

• Jenis-jenis perencanaan budget
  

Line-item (function-object) budget, PPBS (planning programming
budgeting system), dan ZZB (zero-base budgeting).

• Line-item (function-object) budget
  

Perencanaan budget line item ini sering disebut perencanaan budget secara
tradisional, mungkin karena modelnya paling sederhana dan muncul pertama kali .
prosesnya sederhana sekali yaitu para perencana mengidentifikasi terlebih
dahulu macam program yang akan dibiayai, misalnya ada program-progaram rutin,
ada program-program pembangunan, dan mungkin juga masih ada program-program
istimewa dan sebagainya.


Sesudah jelas program-program itu, kini masing-masing program ditentukan
biayanya. Mengalokasi biaya kepada setiap program diusahakan secara adil dan
merata sesuai dengan kebutuhan dan prioritas program. Perencanaan budget sampai
disini sebetulnya sudah selesai. Akan tetapi supaya dokumen ini lebih lengkap
kegiatan perencanaan ini diteruskan dengan menuliskan budget
program-program yang sejenis tahun yang lalu untuk mengetahui peningkatan atau
penuruna budget itu. Juga dituliskan dari mana sumber dana yang dipakai, berapa
besarnya, dan berapa yang dipakai.


Perencanaan line-item budget ini tidak memberikan akuntabilitas,
yaitu proses menjelaskan pemanfaatan dana dalam rangka kontribusinya kepada
pencapaian tujuan yang diinginkan. Dia hanya menjelaskan berapa besar dana yang
dipakai membiayai program-program tertentu. Apakah dana ini dengan alokasinya
sudah benar-benar mendukung pelaksanaan setiap program untuk merealisasi
tujuannya secara efektif dan efisien tidak dapat dijelaskan oleh perencanaan
jenis ini. Oleh sebab itu perencanaan budget yang traditional dapat menerima
serangan. Namun demikian, perencanaan jenis ini masih banyak dipakai dalam
pendidikan, mungkin karena sederhana dan mudah membuatnya.

• PPBS (planning programming budgeting system)
  

Perencanaan budget ini lahir di amerika serikat pada tahun 1961,
ketika McNamara berusaha memperbaiki perencanaan pembiayaan departemen
pertahanan Negara itu. Dengan perencanaan budget ini ia menekankan output,
program, penyelesaian program, dan merencanakan sumber-sumber biaya. Model
perencanaan ini menyebar pada tahun 1967. di Indonesia ia dikenal dengan nama SP4
singkatan dari system perencanaan penyusunan program dan penganggaran.


Dalam pengembangan berikutnya ada yang menambah unsur evaluasi pada
perencanaan itu sehingga PPBS menjadi PPBES. Dengan menambah unsur evaluasi
(evaluation) dimaksudkan agar nama itu lebih tepat dengan tugasnya. Sebab
perencanaan ini juga menilai alokasi biaya yang dibuatnya agar benar-benar
dapat mendukung tujuan yang ingin dicapai oleh setiap program atau agar program
itu efektif, begitu juga perencanaan ini menilai apakah dana sudah dimanfaatkan
secara efisien.


Cunningham menambahkan bahwa budget ini menunjukan biaya tiap-tiap
programnya sehingga memberikan tanggung jawab kepada petugas-petugasnya,
menghubungkan dengan sumber-sumber pedidikan yang diperlukan, mebuat
alternatif-alternatif penyelesaian dengan biaya yang efektif, dan meminimalkan
biaya serta memaksimalkan output.


Jenis perencanaan budget ini juga meberi kesempatan bagi perencana untuk
mengurangi atau memotong biaya program tertentu bila ternyata dalam pelaksanaan
program atau implementasi karena suatu hal ada pemotongan-pemotongan
pembiayaan. Program yang dananya dikurangi atau dipotong adalah yang
prioritasnya lebih rendah.


Factor-faktor yang ditekankan oleh para perencana yang menggunakan
jenis perencanaan PPBS ini ialah :


Ø
Berorientasi kepada output atau efektifitas.
Usaha pertama penysunan budget teraarah kepada pencapaian tujuan program. Dana
dialokasi sedemikian rupa dengan memperhitungkan hubungannya dengan
sumber-sumber yang lain yang secara bersama menyelesaikan tugas secara efektif.


Ø
Dana dialokasikan kepada setiap program yang
akan di kerjakan yang telah disusun secara analitis dan sistematis. Program
utama atau proyek atau seluruh kegiatan dianalisis dahulu secara system untuk
mendapatkan program-program yang spesifik. Sesudah itu barulah dana
dialokasikan kepada program-program ini dengn mempertimbangkan kebutuhan,
prioritas, dan kaitan antara program-program itu sendiri.


Ø
Pembiayaan bersifat integrasi. Unsur pembiayaan
masuk kedalam analisis system menjadi satu dengan analisis program dan analisis
alat dan metode. Dalam proses ketiganya berjalan bersama saling memberi
informasi, saling mengingatkan dalam rangka menuju pembentukan dokumentasi
konsep perencanaan pendidikan.


Ø
Alokasi dana diatur/disusun atas dasar ralita.
Alokasi dana tidak boleh dilakukan atas dasar angan-angan belaka atau atas
dasar pemerataan. Melainkan harus dilakukan atas dasar kebutuhan nyata dan
prioritas. Ini berarti harus ada survei/ studi empiris yang mendasari alokasi
tersebut.


Ø
Pengalokasian dana dibuat sedemikian rupa
sehingga dana dapat dimanfaatkan secara efisien.





Perencanaan budget jenis PPBS didesain sejalan dengan perencanaan
programnya. Kalau perencanaan pendidikan untuk jangka panjang maka perencanaan budget
juga untuk jangka panjang. Kalau perencanaan pendidikan untuk jangka menengah
atau pendek, maka perencanaan budget juga untuk jangka menengah atau pendeh.
Tetapi perencanaan pendidikan pada umumnya didesain untuk jangka panjang yang
dibagi-bagi menjadi jangka menengah dan jangka pendek sebagai operasionalnya.


Metode perencanaan budget ada bersifat langsung dan ada pula yang tidak
langsung. Bersifat langsung adalah kalau budget itu dibuat sendiri oleh para
perencana pendidikan. Dan tidak langsung kalau budget itu dibuat oleh orang/panitia
lain. Perencanaan yang dibuat oleh pemerintah pusat pada umumnya sudah
dilengkapi dengan perencanaan budgetnya, jadi bersifat langsung. Sebaliknya
perencanaan-perencanaan pendidikan yang dibuat oleh daerah atau lembaga
setempat, seringkali perencanaan budgetnya dibuat pemerintah pusat, sehingga
perencanaan budget itu bersifat tidak langsung.


Metode perencanaan budget yang langsung mengharuskan para ahli
perencanaan PPBS dari pemerintah pusat membina para perencana local atau
lembaga agar dapat merencanakan budget sendiri bagi
perencanaan-perencanaan pendidikan yang dibuatnya. Hal ini mungkin dapat
melelahkan orang-orang pusat, tetapi dapat menularkan kemampuannya kepada
orang-orang lokal sehingga mereka mampu merencanakan PPBS sendiri didaerahnya
masing-masing. Sehingga suatu saat para ahli perencanaan budget pada pemerintah
pusat hanya bertindak sebagai konsultan/pengawas saja bagi perencanaan budget
didaerah-daerah/lembaga-lembag pendidikan.



Metode perencanaan PPBS yang tidak langsung
yang dilakukan panitia pusat untuk
kepentingan perencanaan-perencanaan daerah, adakalanya kurang tepat mengenai
sasarannya. Sebab pekerjaan mereka didasarkan kepada informasi yang diperoleh
di daerah tempat perencanaan dibuat, yang adakalanya juga kurang tepat. Metode
ini menghalangi kemauan orang-orang daerah untuk memahami perencanan secara
tuntas, yaitu mulai dari perencanaan program sampai dengan perencanaan budget.

• ZBB ( Zero-Base-Budgeting)
  

Akibat kekurang-berhasilan PPBS, maka muncullah konsep baru dalam
perencanaan budget yang disebut ZBB. Konsep ini dipelopori oleh Peter Pyhrr
Padfa tahun 1970. Konsep baru ini didasari kepada pendekatan “ground up”
yaitu semua program dan aktivitas yang lama atau baru harus ditinjau kembali
pada proses budgeting setiap tahun.


Perbedaan utama antara PPBS dengan ZBB adalah dalam penentuan waktu
berlakunya perencanaan budget dan dalam pemberian tambahan budget. Kalau dalam
PBS waktu pembiayaan bisa lebih dari satu tahun, beberapa tahun, bahkan dapat
dalam waktu yang panjang, maka dalam ZBB hanya untuk satu masa tahun nanggaran.
Begitu pula dalam PPBS penambahan budget diberikan pada tahun-tahun berikutnya
atas dasar pengalaman tahun yang lalu, prioritas program,m dan kebutuhan, maka
dalam ZBB penambahan budget dilakukan
pada saat perencanaan budget diadakan kepada biaya-biaya minuman untuk
setiap p[rogram atas dasar pertimbangan –pertimbangan tertentu.


Ini berarti menurut konsep ZBB budget untuk tahunan berikutnya
adalah nol. Dengan kata lain setiap tahun anggaran dimulai selalu menentukan anggaran belanja yang baru,
walupun untuk meneruskan program atau kegiatan yang sama dengan tahun lalu.


Pembuatan program adalah mengikuti proses perencanaan biasa yaitu dengan
membagi-bagi atau menganalisis misi/program utama menjadi program-program yang
spesifik atau tugas-tugas. Masing-masing tugas ditentukan biaya minimumnya dan
dilengkapi dengan biaya tambahan. Maksud memberikan biaya tambahan untuk
merangsang para petugas pendidikan agar bekerja lebih giat. Oleh sebab itu hal
ini menumbulkan perbaikan-perbaikan operasi/pelaksanaan. Dengan harapan agar
kelak pelaksanaan meningkat tetapi biaya tetap sehingga pekerjaan lebih
efisien.


Di sini semakin jelas tampak bahwa biaya tambahan adalah bermaksud memacu
semangat kerja para pelaksana pendidikan untuk memberi keuntungan yang
sebesar-besarnya keuntungan bukan berarti bukan berupa uang dalam bisnis,
melainkan keuntungan produksi pendidikan dari segi kualitatif dan kuantitatif.


Ada cara lain lagi yang dikemukakan dalam ZBB ialah penentuan budget
harus memperhatikan tiga hal yaitu besar dana yanag tersedia, besar biaya untuk
kebutuhan mewujudkan performan/tugas,/program, dan besar biaya yang disarankan.


Dari uraian di atas tentang jenis perencanaan ZBB menunjukkan bahwa ia
tidak menaruh perhatian kepada pengalaman pembiayaan masa-masa yang lampau. Hal
ini dapat dimaklumi, rupanya para penganut perencana budget ini melihat
kenyataan bahwa ekonomi Negara sebagian besar tidak setabil, naik turun
berfluktuasi. Kondisi seperti ini memang menyulitkan untuk membuat perencanaan
budget yang berjangka lebih dari satu tahun.


Dengan demikian perencanaan ZBB cocok diterapkan pada Negara-negara yang perekonomiannya kurang
atau tidak stabil, sementara itu bagi Negara-negara yang sudah mampu
menstabilkan ekonominya secara teori lebih cocok memakai PPBS.

• Analisis biaya
  

Analisis biaya dalam pendidikan mencakup keefektifan biaya (cost
affectiveness/CE), keuntungan biaya (cost benefit/CB), kemanfaatan biaya
(cost-utility/CU), dan kefisibilitasan biaya (cost-feasibility/CF). analisis
tentang keefektifan biaya ialah upaya untuk mengetahui apakah sejumlah biaya
tertentu dapat memberikan hasil yang sudah ditentukan. Sedangkan analisis
tentang keuntungan biaya berusaha untuk mengetahui keuntungan atau kerugian
yang diterima atau diderita oleh lembaga pendidikan dengan mengeluarkan biaya
tertentu. Sementara itu analisis tentang kemanfaatan biaya untuk mengetahui
apakah sejumlah biaya tertentu yang dikeluarkan oleh lembaga bermanfaat apa
tidak bagi penyelesaian tugas yang sudah ditentukan. Dan analisis tentang
kefisibilitasan biaya adalah upaya untuk mengetahui apakah sejumlah biaya tertentu
mungkin apa tidak menyelesaikan tugas yang sudah ditentukan.

• Analisis keefektifan biaya
  

Suatu pekerjaan disebut efektif kalau pekerjaan itu dikerjakan dengan
tepat dan mencapai tujuan yang didinginkan. Biaya efektif suatu program ialah
biaya yang menurut harga pasar yang berlaku dapat menyelesaikan program itu
dengan memberikan tujuan yang direncanakan.


Dalam perencanaan alternatif-alternatif yang dikembangkan untuk
menyelesaikan suatu tugas/program perlu dinilai efektivitas biayanya, yaitu
dengan mengukur kaitan biaya dengan pencapaian tujuan. Karena
alternatif-alternatif itu lebih dari satu, maka biaya yang digunakan oleh
tiap-tiap alternatif perlu dibandingkan. Alternatif yang dipilih adalah yang
menggunakan biaya paling rendah.


Carpenter dengan kawan-kawannya mengemukakan prinsip umum menilai
efektivitas sebagai berikut :


Ø
Menilai efektivitas adalah berkaitan dengan
problem tujuan dan alat memproses input untuk menjadi output. Tujuan atau
output harus tepat dengan criteria.


Ø
Mystem yang dibandingkan harus sama, kecuali
alat pemrosesnya. Misalnya tingkat pendidikan siswa, kemampuan, social ekonomi
dan sebagainya harus homogen.


Ø
Mempertimbangkan semua output utama. Dalam
pendidikan misalnya yang dikatakan output utama adalah jumlah siswa yang lulus,
kualitas kelulusan, yang dinilai ketika meluluskan mencakup efeksi, kognisi, dan
keterampilan, dan penilaian bersifat kontinu.


Ø
Kolerasi diharapkan bersifat kausalitas. Yaitu kolerasi
antara alat pemroses dengan output harus bersifat kausalitas.

• Analisis keuntungan biaya
  

Ananlisis keuntungan biaya ialah menghubungkan antara besar biaya yang
dikeluarkan dengan besar pendapatan setelah menjalani pendidikan atau latihan.
Bila biaya lebih besar dari pada pendapatan maka proses belajar itu menderita
rugi, sebaliknya bila pendapatan lebih besar dari pada biaya maka proses
belajar itu mendapat untung.


Analisis seperti ini selalu menggunakan ukuran uang. Dalam pendidikan
analisis ini tidak dapat dilakukan sepenuhnya secara eksak seperti halnya
dengan analisis dalam dunia bisnis. Sebab produk pendidikan adalah perkembangan
manusia, yang menyangkut banyak aspek yang sukar diukur dengan uang. Namun
demikian produk pendidikan dapat saja dikaitkan dengan nilai uang seperti
kesempatan menduduki jabatan yang lebih tinggi, naik pangkat, gaji, kategori
honorarium, perbaikan tata kerja sehingga produksi meningkat dan sebagainya.
Analisis keuntungan biaya terhadap alternatif-alternatif penyelesaian tugas dalam
perencanaan pendidikan, juga dilakukan dengan cara meninjau kemanfaatan setip
alternative dari segi nilai uang.

• Analisis
  kemanfaatan biaya
  

Ananlisis kemanfaatan biaya ialah analisis yang berusaha membandingkan
biaya yang digunakan oleh suatu alternatif dengan estimasi manfaatnya atau
nilai outcomenya. Astimasi manfaat suatu alteranatif mengacu kepada nilai
outcome yang dihasilkan program yang dikerjakan dengan memakai alternative
tersebut. Nilai outcome suatu program dapat bersifat kuantitatif tetapi
estimasi manfaat alternatif adalah atas dasar pertimbangan-pertimbangan /judgement/intuisi
yang sudah tentu dapat saja diubah menjadi kuantitatif. Karena itu analisis ini
tidak selalu menunutut data yang bersifat kuantitatif.












































DAFTAR
PUSTAKA

• Pidarta, Made. “Perencanaan Pendidikan
  Partisipatori”. Jakarta: Reneka Cipta. 1998